Folgende Gründe können der Auslöser für den Aufbau des eigenen QMS sein:
Der lezte Motivationsgrund zur Einführung eines eigenen QMS ist die denkbar schlechteste Voraussetzung, um den geschäftlichen Erfolg weiterhin zu sichern - bei stetiger Veränderung am Markt - und wenn der Kostendruck zur Last wird. In solchen Fällen steht die Außen-Wirksamkeit des eigenen QMS gegenüber Zertifizierungs-Stellen im Vordergrund.
Aber wie geht es denn eigentlich los, wenn ein QMS aufgrund des eigenen Antriebs oder der Empfehlung eines externen QM-Beraters aufgebaut und dann zertifiziert werden soll?
Weil das Einführen eines wirksamen QMS den ganzen Betrieb erfaßt, hat die Aktion nur Erfolg, wenn sie "von oben gewollt wird"!
Deshalb ist zunächst ein Beschluß der Unternehmens-/Geschäftsleitung zur Einführung eines QMS erforderlich. Dieser Beschluß muß sich in den qualitäts-bezogenen Unternehmenszielen widerspiegeln, die in der Qualitäts-Politik des Unternehmens zu beschreiben sind. Die Leitung ist die hauptverantwortliche Instanz für das eigene QMS.
Als ersten Schritt zur QMS-Einführung muß die Leitung einen Qualitäts-Management-Beauftragten (QMB) ernennen, der für die Einführung und die Weiterentwicklung des QMS verantwortlich ist. In kleineren Unternehmen, Einrichtungen oder Institutionen nimmt die Leitung diese Aufgabe gelegentlich selbst wahr. Teilweise wird hier auch ein externer QM-Berater als QMB eingesetzt. In größeren Organisationen werden häufig bereits vorhandene personelle Ressourcen, wie z.B. Qualitätskontrolle und Prüfbereiche, zu einer QM-Abteilung zusammengefaßt, deren Leitung dann die QMB-Rolle wahrnimmt. In der Regel erfolgt die QMS-Einführung als ein internes Projekt, wobei der QMB als Projektleiter für Planung, Kontrolle und Durchführung verantwortlich ist.
Nachdem die grundlegenden Voraussetzungen für die Einführung geschaffen worden sind, muß zunächst geklärt werden, welche Normen für das Unternehmen relevant sind, also für QM, wie auch für Umwelt- (UM) und Sicherheits-Managment (SM). Nun kann die Dokumentation des QMS in Angriff genommen werden. Als Leitfaden hierfür dient die ISO 900 Normenreihe. Die QMS-Dokumentation gliedert sich grob in folgende Dokumentations-Ebenen auf:
Die Bedeutung und das Zusammenwirken der einzelnen Dokumentations-Ebenen zeigt die nachfolgende Abbildung:
So, nun haben wir zum QMS (auf dem Papier) alles geregelt. Über QM-Schulungen auf allen Ebenen und in allen Bereichen ist dafür zu sorgen, daß das QMS auch tatsächlich "gelebt" wird, was durch regelmäßige Kontrolle überprüft werden muß.
Überprüfungen des QMS werden Audit genannt, wo gefragt bzw. festgestellt wird:
Neben Produkt-Audits und Prozeß-Audit werden werden noch folgende System-Audits zum Prüfen von QM-Systemen unterschieden:
Die Zertifizierung von QM-Systemen darf nur von akkreditierten ZSn durchgeführt werden, wie z.B. TÜV-CERT, DQS, DEKRA, und weiteren. Die Zertifizierung sollte dann angegangen werden, wenn die QM-Dokumentation größtenteils steht und "zu leben beginnt".
Qualifizierte, externe Auditoren verfügen über eine Personen-Zertifizierung (über die zuvor genannten akkreditierten ZSn). Die objektive und Europa-weite Vergleichbarkeit sowie die Fachkompetenz ist über den EOQ-Zusatz gegeben (EOQ: European Organisation for Quality). Auf Grund der geforderten Unparteilichkeit darf ein Auditor, innerhalb einer Sperrfrist von 3 Jahren, eine Organisation nicht gleichzeitig beraten und dort als Auditor für eine ZS tätig sein. Interne Auditoren dagegen, teilweise durch externe QM-Berater repräsentiert, sollen als Berater tätig sein.
Hinsichtlich der erfolgreichen Zertifizierung sind noch folgende Hinweise zu beachten:
Für einen überschaubaren und wirtschaftlich vertretbaren Weg zur Zertifizierung werden kleine überschaubare Einzelschritte empfohlen. Hierfür wird das sog. "4 Phasen Modell zur Zertifizierung" empfohlen.
Als die vier Phasen der Zertifizierung des eigenen QMS werden empfohlen:
| 1. | Selbstprüfung
zur Bestandsaufnahme durch
Unternehmen/Einrichtung/Institution über einen
größtenteils standardisierten Fragenkatalog, um
grundlegende Voraussetzungen herauszufinden ("wo
stehen wir?"):
Eventuell ein Vor-Audit durch die ZS über Kurz-Fragenliste und Stichproben vor Ort, mit anschließendem Bericht der ZS zur empfohlenen weiteren Vorgehensweise bis zur Zertifizierung bzw. bis zur nächsten Phase. |
| 2. |
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| 3. |
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| 4. |
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Externe System-Audits durch die ZS werden durch den eigenen QM-Beauftragten und teilweise auch durch externe QM-Berater begleitet; als Verantwortlicher für das QMS wird seitens der ZS aber generell die Geschäftsleitung angesehen.
Ein sog. "Integriertes Management System" (IMS) umfaßt die Bereiche:
Ein IMS wird dann empfohlen, wenn die zuvor genannten Bereiche gleichzeitig abegedeckt und zertifiziert werden sollen. Aufgrund des hohen Maßes an gemeinsamen Anteilen können über diesen Weg Kosten gespart werden.
Da ein erfolgreiches QMS von Menschen mit Leben erfüllt wird, muß man "an den Ort des Geschehens" gehen (japanisch: GEMBA) und durch professionelle Kommunikationstechnik die Betroffenen zu Mitwirkenden machen. Nur so kann die "Veränderung zum Bessereen" (japanisch: KAIZEN) erreicht werden. Die Stunde der Wahrheit, d.h.: "Wird das QMS gelebt, wie beschrieben?", ist das Zertifizierungs-Audit. Deshalb hilft es wenig, für die eigene und ganz konkrete Situation, "Standard-QM-Handbücher" abzuschreiben und dann Jemandem, z.B. über das Internet, vorzulegen.
Die Durchführung der QMS-Einführung, insbesondere im erweiterten IMS-Fall, sowie die Kontrolle und Verbesserung der Prozesse, wird in der Regel von externen QM-Beratern koordiniert. DEN Berater-Einzelkämpfer mit Universalwissen gibt es - seriös betrachtet - eigentlich nicht. Die große Bandbreite hinsichtlich branchen- und fachspezifischer Einzelthemen ist nur über ein Netzwerk aus Kooperations-Partnern beherrschbar.
Haben der Aufbau, die ständige Verbesserung, sowie die Zertifizierung des eigenen QMS, einen stabilen Stand erreicht, so wird ein Großteil der Hilfe zur Selbsthilfe durch den externen QM-Berater abgeschlossen sein, weil dann der eigene QMB und hausinterne "Qualitätszirkel" für ein effektiv funktionierendes QMS sorgen werden.
©´99 Dipl.-Ing. Dieter Okrent; letzte Seiten-Aktualisierung: Montag, 10. Mai 1999 12:51:53